Quale futuro per gli eventi sociali?

Nel breve medio periodo come si svolgeranno gli eventi sociali? Non sempre si potrà risolvere il meeting con gli incontri virtuali grazie alla tecnologia

di Carlo Raspollini

Uno dei settori più colpiti dal Covid 19 è quello delle manifestazioni collettive: concerti, cinema e teatri al chiuso, eventi gastronomici e cocktail, per via del coinvolgimento di numerose persone in spazi circoscritti. Con la tecnologia gli spettacoli restano fruibili da casa con Netflix e lo streaming. Tuttavia gli eventi collettivi continuano ad essere ancora lo strumento di comunicazione più efficace per convogliare l’informazione, in una sola serata, cena o spettacolo, a un numero ampio di mass media e di fruitori. Ogni lancio di notizia, di avvenimento, trova nella cena o nel cocktail il suo momento fondamentale, per l’incontro e la conferenza stampa. L’occasione per dare il via a una iniziativa, in qualsiasi campo.

Sul “Listin Diario” di Santo Domingo (13 maggio 2020), Maeno Gómez Casanova, presidente dell’agenzia di comunicazione ed eventi Maeno & Co. sostiene che questo tipo di eventi non scompariranno. “Alla fine, le priorità cambieranno. Afferma Gómez Casanova. Non scommetteremo più sull’evento più bello, ma sul più sicuro. Nei primi mesi non saremo in grado di organizzare grandi eventi, ora l’attenzione sarà focalizzata sugli ospiti da condividere, mantenendo la distanza richiesta ”.

Nell’immediato futuro, secondo Zayenka Martínez, CEO di Don Eventos, bisognerà fare un compromesso tra la necessità di informare e salvaguardare la salute di tutti. “Questo nuovo scenario prevede l’uso di maschere per tutti (ospiti e team logistico), tunnel di disinfezione, monitoraggio della temperatura, dispositivi gel igienizzanti per le mani, non solo alle porte di accesso, ma anche all’interno della sala eventi, e innumerevoli dettagli che in questa fase avranno la precedenza. Un’opzione saggia, ad esempio, è l’uso di spazi aperti in cui è garantita una maggiore circolazione dell’aria.

Fino a che non ci sarà la distribuzione di un vaccino che protegga la popolazione, quindi non prima della primavera del 2021, gli incontri saranno con meno di 40/50 persone. Molte aziende stanno già sviluppando modi innovativi per comunicare o presentare un prodotto o servizio al mercato, e questa crisi sta spingendo anche verso una trasformazione stimolante il settore del marketing.

Certamente la pandemia ha accelerato una fase già presente nel settore dell’organizzazione di eventi: gli incontri virtuali. Martinez afferma che, “prima della pandemia, grazie alle piattaforme virtuali, potevamo offrire un buon programma ai partecipanti. Zoom, Cisco Webex e Braindates sono i nostri migliori alleati. Tuttavia, non possiamo nascondere il fatto che sia una sfida produrre contenuti interessanti, per eventi virtuali, in un contesto in cui l’ospite è un “clic” per partecipare. Corriamo il rischio di stancarci e chiudere la connessione “. Questo tipo di incontro comunque facilita la creazione di comunità online che aiutano a espandere il business.

Uno dei maggiori vantaggi del trasferimento della celebrazione su uno schermo di qualsiasi dispositivo con una connessione Internet, è che riesce a sopprimere le distanze fisiche, ottimizza i tempi e riduce l’investimento di risorse economiche. Un vantaggio intrinseco del supporto online è che gli eventi virtuali consentono agli organizzatori di mantenere il controllo, non solo durante la celebrazione, ma anche prima e dopo. Solo che questo genere di evento non ha lo stesso appeal del modello classico e alla fine risulta sempre molto algido, come una conference call. Inoltre non è applicabile ad ogni tipo di evento promozionale.

Bisognerà dare di nuovo fiducia ai partecipanti agli eventi sociali, tipo buffet e cocktail, attraverso accorgimenti igienici di salvaguardia della salute di ciascuno. Oltre alle iniziative già citate e previste dalla legge, si potrebbe tentare di affidare a ciascun partecipante il bicchiere di riferimento, come si fa nelle degustazioni di vini. Utilizzare piatti e stoviglie in materiale riciclabile, non più plastica, o fare in modo che ciascuno abbia la propria forchetta e coltello, anche in metallo, da appendere al collo come per il sacchetto porta bicchiere.

A female Waiter of European appearance in a medical mask serves Cappuccino

Diversa la situazione per le cene. In questi casi occorre fare come nei ristoranti, distanziare utilmente i tavoli, rotondi, con non più di 4 persone a tavolo. Meglio se in una terrazza o in un giardino coperto da tensostrutture o grandi ombrelloni. Rispettare le norme igieniche all’ingresso, all’uscita e durante il pranzo. Indossare la mascherina nei momenti in cui non si consuma. Camerieri e sommelier avranno rigidamente  maschere e guanti e rispetteranno le distanze nel momento in cui servono le pietanze e le bevande. Dove sarà possibile rispettare queste normative, per lo più nella stagione estiva, l’evento potrà realizzarsi secondo le linee tradizionali con piena soddisfazione di tutti. Chiaramente in questo senso sono favoriti i paesi dell’area tropicale e del sud Europa, grazie al clima mite e alle poche piogge.

Carlo Raspollini
Carlo Raspollini
Nasce a Follonica, in Maremma. Si laurea in Scienze Sociali a Trento il 12.12.1973 con una tesi di Psicologia Sociale sulle Comunicazioni di Massa. Inizia subito a collaborare in Rai a varie rubriche radiofoniche dal 1971. Partecipa a Per Voi Giovani, Retroscena, vari sceneggiati musicali, Inonda, La Civiltà dello Spettacolo. Dal 1989 arriva in televisione dove, come Autore e -a volte- Produttore e anche Regista, idea e partecipa a numerosi programmi, tra i quali: L'amore è una cosa meravigliosa, Tua, varie prime serate di spettacolo, poi inizia a collaborare a Unomattina e contemporaneamente a Linea Verde, Linea Verde Orizzonti, La Prova del Cuoco, Storie Vere, Ciao Come stai?, Vitabella più vari speciali quasi sempre su Raiuno. Dal 2016 vive a Punta Cana, Repubblica Dominicana , dove si occupa di eventi gastronomici internazionali.

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